Rapat Kerja

Gambar Rapat Kerja
Drs. AMK Affandi
Staff pengajar di SMP 4 Muhammadiyah Kota Yogyakarta

Dalam sebuah organisasi, Rapat Kerja (Raker) menjadi salah satu komponennya. Bersama dengan unsur lainnya, terbangunlah organisasi untuk menggerakkan manusia. Rapat kerja membidik arah yang lebih spesifik. Untuk menapak kearah tujuan diperlukan data. Data bisa diperoleh lewat evaluasi. Aktifitas beberapa waktu yang lalu untuk ditimbang seberapa besar sasaran target yang bisa tercapai, seberapa besar finansial yang bisa didapatkan.

Proses evaluasi terhadap kinerja organisasi ini penting dilakukan, karena tanpa evaluasi tidak akan diketahui sampai sejauhmana organisasi tersebut telah efektif melakukan perubahan. Evaluasi terhadap kinerja organisasi pada hakekatnya adalah sebuah usaha untuk mengetahui di mana kita berada. Dari hasil evaluasi bisa diketahui apa kekurangan dalam mewujudkan organisasi bekerja, kemudian dapat dilakukan langkah – langkah preventif untuk memperbaiki kondisi yang ada. Ketidakjelasan pengukuran kinerja disebabkan diantaranya adalah : strategi tidak dijalankan, tidak memahami rancangan strategis, kinerja operasional tidak berjalan semestinya dan prioritas tidak jelas.

Secara sederhana, rapat memiliki tujuan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan, menyampaikan informasi, perintah, pernyataan, koordinasi antar bagian, dan lain-lain. Namun secara umum rapat dikenal dua macam yaitu rapat resmi dan rapat tidak resmi.

Secara sederhana, rapat memiliki tujuan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan
Secara sederhana, rapat memiliki tujuan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan (Sumber gambar : IG @pdpmjogja)

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak – hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik – baiknya.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan dimanapun berada, untuk membahas masalah yang mendesak atau insidental. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya.

Rapat kerja biasanya dilaksanakan setelah rapat umum (misalnya : musyawarah, muktamar) usai dilaksanakan. Agenda raker membedah atau membagi – bagi keputusan agar menjadi lebih teknis.Di bagian-bagian tertentu, program kerja bisa dioptimalkan dengan bertumpu pada sumber daya manusia yang mengacu pada skala prioritas. Pemilihan program tertentu, agar organisasi dapat bekerja dengan optimal. Atau dipilihnya program tertentu sebagai tukar harga agar lembaga lebih dikenal oleh masyarakat.  Rapat kerja juga membagi tugas agar program lebih tertangani.

Biasanya organisasi memiliki agenda berbagai macam jenis rapat. Pada organisasi yang besar dan profesional, rapat kerja benar – benar komprehensif dan membahas pekerjaan secara mendetail. Demikian pula sebuah lembaga yang bernaung dalam  organisasi tersebut, atau organisasi yang lebih kecil lagi. Dengan rapat kerja, organisasi telah melakukan :

Evaluasi

Setiap pimpinan pasti mengetahui seberapa jauh kinerja bagian-bagian yang menjadi wilayah kekuasaannya. Informasi ini menjadi bahan untuk dilaporkan kepada induk organisasi. Tapi apakah dia mengetahui bagian lain dari organisasi itu? Bagaimana mengetahui tingkat kinerja di bagian lainnya? Seberapa intensifkah, informasi harus disampaikan pada bagian lain? Atau sebaliknya, seberapa besar harapan agar informasi di bagian lain dapat diperoleh?

Rapat kerja merupakan peristiwa saat masing – masing bagian dari organisasi dapat mengetahui performa kepada seluruh pelaku dalam organisasi. Masing-masing koordinator berdiri di hadapan sesama dan atasannya untuk bertanggung jawab atas performanya sendiri. Rapat kerja juga merupakan waktu yang tepat untuk menganalisa bagian mana saja yang menjadi keunggulan serta kegagalan. Bukan untuk mencari kesalahan dan mengadili dari kesalahan tersebut, namun lebih tepatnya bagaiaman mencari solusi agar lobang tersebut dapat tertutupi.

Jika bagian rapat kerja ini dilakukan dengan baik, iklim yang amat sehat telah diciptakan. Orang – orang semakin objektif, jarang membela diri dan punya pola pikir untuk mencari solusi. Dasar – dasar performa yang lebih baik untuk tahun depan telah diletakkan.

Mengingat Visi

Rapat kerja juga merupakan kesempatan bagi pimpinan yang di atas untuk mengingatkan semua orang tentang visi dan misi organisasi. Secara garis besar visi adalah angan-angan yang diujudkan dalam bentuk kalimat untuk mencapai tujuan. Karena sebuah impian, maka rangkain kalimat yang dibentukpun sebisa mungkin sempurna atau mendekati idealisme. Namun bukan berarti visi visi merupakan sebuah kalimat lepas tanpa arah.

Bagaimanapun juga visi harus terukur sesuai dengan kemampuan pengelola. Minimal ada 3 (tiga) kriteria yang bisa menjadi parameter bagi sebuah organisasi. Pertama, menyatakan cita-cita atau keinginan. Kedua, Realistis sesuai dengan kompetensi organisasi. Lihat dulu potensi yang dimiliki oleh organisasi. Pandang dulu pengurus dan anggotanya. Apakah lingkungan juga turut serta mendukung lajunya organisasi? Ketiga, Dapat ditelusuri tingkat pencapaiannya.

Terkadang yang kita jumpai, visi sebuah organisasi yang cukup besar bisa kabur karena kesibukan bekerja setiap hari. Hanya menjadi slogan semata. Penting bagi mereka untuk mendengarkan visi langsung dari manajer tertinggi.

Menentukan Target dan Tujuan

Melalui rapat kerja, para pimpinan bagian meracik program serta target – target yang hendak dicapai dalam waktu tertentu. Pada sesi ini, muncul beberapa orang bisa ingin begitu berkembang dan mengambil risiko untuk hasil yang lebih baik, sementara beberapa orang lain hati-hati. Terjadi dialog yang dinamis. Masing – masing anggota memiliki hak yang sama untuk berbicara dan mengemukakan target yang akan diraih.

Pimpinan harus memberi peluang kepada kepala bagian untuk tumbuh dan belajar bersama. Bertarung dalam hal perdebatan memperoleh dengan cara yang terbaik adalah wajar. Kompetisi dalam mengembangkan program berikut cara-cara yang efektif harus ditumbuhkan. Sehingga organisasi akan mendapatkan predikat yang lebih baik dari kemarin.

Jika tujuan dan target telah diputuskan dan disepakati bersama, tahap selanjutnya adalah semua orang harus berkomitmen untuk meraihnya. Beberapa orang mungkin tidak setuju. Berikut analoginya – hanya ada satu perahu, dan perahu itu adalah organisasi yang kita miliki bersama.

Menapaki Perjalanan

Tahap berikutnya adalah menciptakan dan menyusun rencana – rencana detail untuk meraih target. Rencana tersebut berfungsi sebagai komitmen bersama. Organisasi tentunya telah menetapkan peta perjalanan yang hendak dilalui. Dengan peta perjalanan, kinerja menjadi semakin transparan dan dapat diukur sehingga orang menjadi semakin bertanggung jawab atas tindakan, hasil dan kinerja mereka. Karena visi, misi dan tujuan memiliki satu rangkain yang tak terputus, maka untuk bisa menapaki peta perjalanan dibutuhkan orang yang memiliki komitmen yang tinggi. Tak sekedar menjalankan program yang telah ditetapkan, tapi diharapkan mengembangkannya. Bahkan bila perlu selalu memperbaharui visi dan misi organisasi. Mereka inilah yang menentukan arah dan target yang harus diraih.

Artikel ini pernah dimuat di Rubrik Manajemen Majalah Mentari Bulan 7 Tahun 2018, dimuat kembali untuk tujuan dakwah

UPDATE

Komitmen

Apakah berorganisasi perlu komitmen? Tentu. Dengan adanya komitmen, organisasi akan selalu terjaga dari marwahnya. Bahkan dengan komitmen antara pimpinan...

Bahasa Komunikasi Dakwah (Guyon Ning Maton)

Dakwah merupakan titah agama untuk setiap pemeluknya dijalankan  secara perorangan maupun lembaga. Dakwah merupakan misi utama dari setiap nabi dan...

Inilah Visi (Kader)

Suatu hari ada tugas mata pelajaran Kemuhammadiyahan untuk siswa siswi kelas 9. Mata pelajaran yang saya ampu di...

Menanamkan Percaya Diri Pada Anak

Percaya diri merupakan aspek yang sangat penting bagi kehidupan. Tanpa percaya diri, seseorang akan mengalami berbagai masalah termasuk...

Akreditasi Organisasi

Beberapa bulan terakhir ini, sekolah di lingkungan Kota Yogyakarta disibukkan dengan akreditasi. Sekolah negeri maupun swasta, tak terkecuali sekolah...