Menjadi Sekretaris Yang Elegan (2)

Gambar Menjadi Sekretaris Yang Elegan (2)
Drs. AMK Affandi
Staff pengajar di SMP 4 Muhammadiyah Kota Yogyakarta

Edisi sebelumnya saya menulis tentang bagaimana seorang menjadi sekretaris yang elegan. Tulisan tersebut dimaksudkan agar, siapapun yang menjadi sekretaris harus mengetahui fungsi dan sikap sebagai seorang sekretaris yang handal. Bukan seorang sekretaris yang cuma mencatat. Karena seorang sekretaris bukan hanya sebagai penjaga gawang sebagimana  anggapan selama ini. Sekretaris bisa berperan sebagai pemain tengah, bahkan sangat memungkinkan untuk menjadi penyerang bagi sebuah organisasi.

Tulisan berikut ini, saya akan lebih fokus pada keberadaan seorang sekretaris sebagai individu, yang berbeda dengan tulisan kemarin. Edisi sebelumnya saya lebih menyorot pada fungsi sekretaris sebagai kelembagaan. Sehingga sekretaris bisa dilakukan oleh kelompok. Kalau saya menyebutkan kata-kata seorang sekretaris (edisi bulan lalau) maka saya anggap sebagai seorang sekretaris tapi masih kelembagaan. Karena bisa saja seorang sekretaris bisa memiliki peran sebagai sekretaris umum, wakil sekretaris, atau sekretaris eksekutif. Sehingga lebih besar perannya sebagai seorang sekretaris pada lembaga kesekretariatan.

Pada ranah sekretaris sebagai suatu lembaga lebih banyak berbicara pada sisi normatif dan fungsi kelembagaan. Sekretaris hanya dipandang dari sudut struktur dan pembagian tugas. Namun pada edisi ini, saya mengupas bagaimana seorang sekretaris yang berfungsi sebagai orang yang memiliki peran dan etika secara individual.

Meskipun sekretaris yang dipandang sebagai seorang pribadi dan kelembagaan sama-sama melekat, dan ini tidak jauh berbeda sebagaimana seorang ketua yang kebetulan sebagai seorang public figure. Masyarakat mungkin tidak mengetahui manakala seorang Din Syamsudin berbicara sesuatu kebijakan yang terkait dengan kemaslahatan umat. Beliau mengatas namakan Ketua Muhammadiyah, Ketua Majelis Ulama Indonesia (MUI) atau pendapat pribadi. Inilah yang saya maksud, bahwa secara kelembagaan dan pribadi terkadang perbedaannya sangat tipis. Bahkan nyaris tiada berbeda.

Seorang sekretaris memang sebaiknya dipilih orang yang berlatar belakang ideologi yang kuat dan memiliki manajemen kekinian yang handal. Saya memilih kata-kata kekinian karena manjemen senantiasa setiap saat berubah. Bahkan perubahan itu bisa mendahului dari teori ilmu manajemen sendiri.  Ideologi bisa diraih oleh seorang sekretaris karena mengetahui dengan tepat tentang visi dan misi organisasi. Manajemen dikais karena mempunyai pengalaman dalam oraganisasi profesi atau semacamnya.

Dari pengalaman itu, maka akan melahirkan seorang sekretaris yang bukan hanya sebagai penjaga gawang, namun ia mampu berperan dan memberi warna di segala lini organisasi. Seorang sekretaris mestinya yang mampu berperan sebagai :

Stabilisator

Dinamika sebuah organisasi selalu berputar mengikuti ritme irama yang dimainkan. Bergantung dari tujuan organisasi didirikan. Ada yang dinamis, tapi banyak pula yang statis. Muhammadiyah sebagai organisasi tidak luput dari fitrah itu. Manakala Pimpinannya amanat, maka organisasinya berjalan. Sebaliknya, kalau organisasinya melambat bukan berarti pimpinannya tidak aktif. Tetapi aktif mengerjakan yang lain.

Seorang sekretaris harus mengetahui dengan tepat nyawa organisasinya. Ia akan mensuplai energi pada bagian-bagian tertentu agar dinamika organisasi  dapat berjalan. Ia pun akan meredam pada bagian yang lain, manakala timbul gejolak yang akan merusak jalannya organisasi. Ringkas kata, seorang sekretaris harus mampu menjadi stabilisator bagi dinamika sebuah organisai.

Budaya

Lebih tepatnya mampu menciptakan budaya organisasi. Budaya organisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari lingkungan internal organisasi karena keragaman budaya yang ada dalam suatu organisasi. Semakin banyak individu dalam sebuah organisasi semakin banyak ragam budaya yang terbawa. Setiap orang memiliki ciri dan karakteristik budaya masing-masing. Sehingga suka ataupun tidak suka, seseorang boleh jadi sangat lekat terhadap orang tertentu. Sebaliknya ia juga tidak senang terhadap orang tertentu pula.

Untuk mengatasi perbedaan yang rentan terhadap keretakan dalam sebuah organisasi, diperlukan persepsi yang sama terhadap organisasi. Karena dengan memiliki kesepahaman yang sama friksi antar karakter seseorang dapat diminimalkan. Sengaja saya memakai kata sepaham. Bukan kesamaan. Kalau sepaham berarti punya persepsi yang sama terhadap sebuah tujuan dengan resiko jalannya ataupun caranya yang berbeda. Lebih menekankan pada profesi atau keahlian tertentu. Inilah yang diharapkan individu yang harus dimiliki sebuah organisasi. Semakin beragam latar belakang  seseorang, semakin baik dalam membangun sumber daya manusia. Bila saya memakai kata kesamaan, berarti individu dalam organisasi itu berasal dari profesi yang sama, keahlian yang sama. Atau paling tidak pandangan yang sama. Tidak baik untuk sebuah organisasi.

Muhammadiyah telah memiliki budaya yang sangat baik, yang diciptakan oleh pendahulu.  Seorang sekretaris, secara individu harus mengetahui setiap karakter yang ada dalam sebuah organisasi. Ia harus mampu menggerakkan pusaran inti yaitu mengelola pimpinan. Bila mana pimpinan bisa terkelola dengan sistim manajemen yang tepat, yang sesuai  dalam budaya setempat, maka gelombang gerakan akan merambat ke lingkungan organisasi seperti amal usaha, warga Muhammadiyah dan masyarakat.

Komunikan

Komunikasi dalam sebuah organisasi mencakup aspek yang sangat luas. Tidak hanya berbentuk komunikasi lisan,namun bisa juga berbentuk komunikasi verbal yang dapat diujudkan melalui simbol-simbol tertentu. Pada umumnya komunikasi dalam organisasi bersifat up-bottom. Atas ke bawah. Hal ini wajar, karena dalam organisasi ada yang dikenal dengan istilah perintah, pendelegasian, penugasan dan lain-lain.

Di Muhammadiyah, kalau yang dilakukan komunikasi berdasarkan atas dan bawah biasanya tidak akan berjalan. Memang benar, di Muhammadiyah ada istilah pimpinan. Namun pimpinan yang berlaku di Muhammadiyah hanya sebagai pembagian tugas saja. Selebihnya, manakala sudah berbicara program kerja, maka semua akan bergerak saling bahu membahu. Sehingga komunikasi yang tepat dalam Muhammadiyah adalah dialog. Bisa dianalogikan seperti jaring laba-laba. Setiap individu saling terhubung.

Seorang sekretaris dalam sebuah pimpinan Muhammadiyah, harus mengetahui karakter komunikasi dalam organisasi Muhammadiyah. Bahkan, harus mampu mengembangkan komunikasi sesuai dengan budaya global. Tanpa memanfaatkan teknologi komunikasi, jangan diharapkan organisasi Muhammadiyah di daerah itu akan berkembang. Bahkan mungkin akan tersaingi dengan organisasi lain yang sejenis. Itu semua dari sisi teknis.

Dari segi makna komunikasi, seorang sekretaris secara individu harus mampu berkomunikasi dengan siapapun. Sekretaris mestinya mampu menjadi komunikan yang handal. Apalagi dengan pemerintah atau dengan organisasi lainnya. Komunikan yang baik, mampu menjadi pusat informasi. Dengan menguasai pusat komunikasi, seseorang menjadi nara sumber. Karenanya, untuk menggerakkan Muhammadiyah, berawal dari sumber data yang valid dan bisa dipercaya.

Artikel ini pernah dimuat di Rubrik Manajemen Majalah Mentari Bulan 9 Tahun 2015, dimuat kembali untuk tujuan dakwah

UPDATE

Komitmen

Apakah berorganisasi perlu komitmen? Tentu. Dengan adanya komitmen, organisasi akan selalu terjaga dari marwahnya. Bahkan dengan komitmen antara pimpinan...

Bahasa Komunikasi Dakwah (Guyon Ning Maton)

Dakwah merupakan titah agama untuk setiap pemeluknya dijalankan  secara perorangan maupun lembaga. Dakwah merupakan misi utama dari setiap nabi dan...

Inilah Visi (Kader)

Suatu hari ada tugas mata pelajaran Kemuhammadiyahan untuk siswa siswi kelas 9. Mata pelajaran yang saya ampu di...

Menanamkan Percaya Diri Pada Anak

Percaya diri merupakan aspek yang sangat penting bagi kehidupan. Tanpa percaya diri, seseorang akan mengalami berbagai masalah termasuk...

Akreditasi Organisasi

Beberapa bulan terakhir ini, sekolah di lingkungan Kota Yogyakarta disibukkan dengan akreditasi. Sekolah negeri maupun swasta, tak terkecuali sekolah...