Menjadi Sekretaris yang Elegan (1)

Gambar Menjadi Sekretaris yang Elegan (1)
Drs. AMK Affandi
Staff pengajar di SMP 4 Muhammadiyah Kota Yogyakarta

Saya yakin, pembaca pernah menjadi sekretaris. Entah sekretaris sebuah organisasi yang permanen ataupun sekedar sekretaris kegiatan. Menjadi sekretaris merupakan bagian penting dalam sebuah proses untuk mencapai tujuan. Ketergantungan sebuah organisasi terhadap sekretaris melebihi dari seorang ketua, manakala menyangkut pekerjaan teknis. Karena keberadaan sekretaris begitu vital, maka perangkat pekerjaan dalam organisasi hampir selalu diatas pundaknya. Sekretaris bahkan bergerak mendahului rekannya, dan menyelesaikan tugas selalu di akhir waktu, saat rekannya telah usai melakukan pekerjaan,

Penulis juga yakin, bahwa menjadi seorang sekrataris sama halnya membawa urusan organisasi kemanapun berada. Masih ingatkah pembaca, bahwa manakala sebuah organisasi yang tidak memiliki sebuah kantor yang permanen, segala sarana untuk menunjang kesekretariatan diserahkan pada sekretaris? Sehingga ada istilah sekretaris berjalan. Karena kemanapun, seorang sekretaris akan membawa semua jenis perangkat kesekretariatan.

Saat sebelum era komputer menjadi bagian kehidupan manusia, mesin ketik menjadi andalan bagi sekretaris. Sarana yang diidamkam adalah sebuah mesin ketik yang mungil, praktis dibawa kemanapun tujuannya. Mesin itu laksana jodohnya. Mesin ketik ibarat benda yang sangat berharga bagi kelancaran sebuah organisasi. Mesin ini bagai energi sebagai daya dorong untuk menumbuhkan semangat berorganisasi.

Sejalan dengan zaman komunikasi yang semakin canggih, apakah tugas seorang sekretaris menjadi lebih ringan bila dibandingkan era sebelumnya? Ternyata tidak. Perubahan aktifitas hanyalah pada bentuknya saja. Kalau dahulu memakai jasa teknologi mesin ketik, sekarang dengan komputer.  Beban pekerjaannya tetaplah sama. Tanpa berkurang, bahkan bisa lebih karena tuntutan ilmu kesekretariatan.

Seorang sekretaris tetaplah menjadi salah satu pilar utama dalam sebuah organisasi. Tidak heran, bila seorang sekretaris harus menyelesaikan target dengan menukar aktifitas di rumah atau kegiatan lain. Disaat rekan-rekannya bisa menyelesaiakan tugas lain, seorang sekretaris masih berkutat untuk menyelesaikan administrasi.

Namun dibalik itu semua, sesungguhnya sekretaris memiliki kekuasaan yang besar. Bahkan dengan seorang ketua sekalipun. Ia memiliki kewenangan untuk menyeleksi informasi yang datangnya dari luar. Orang lain tidak memiliki kekuasaan seperti itu. Sekretaris juga memiliki target goal. Sebuah kewenangan untuk mengeksekusi keputusan organisasi. Sehingga bisa dikatakan bahwa maju mundurnya sebuah organisasi dapat berjalan, sangat mengandalkan dari sekretaris. Tapi bukan satu-satunya. Tergantung dari organisasi itu mengelola sumber daya manusianya.

Disamping mengelola informasi yang masuk dalam organisasi, sekretaris juga memiliki tugas mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen. Aktifiatas ini membutuhkan peran seorang sekretaris menjadi seorang manajer. Ia harus mampu membagi pekerjaan kepada bagian lain sesuai dengan porsi tugas dan kewenangannya. Alur kerja organisasi juga tidak lepas dari pantauan seorang sekretaris. Karena komunikasi antar lini harus seimbang, agar tidak terjadi penumpukan beban pekerjaan hanya pada satu bagian saja. Jangan sampai terjadi ketidak seimbangan tata kelola pekerjaan hanya karena mis informasi.

Tugas berat lain yang dibebankan untuk sekretaris adalah mengamankan rahasia organisasi. Ia harus mampu mengelola informasi yang memang harus diproses di forum, namun dia juga harus tetap tegar menyimpan informasi yang bukan dikonsumsi untuk umum atau pimpinan sekalipun.  Rahasia sebuah organisasi sangat riskan untuk dipublikasikan manakala menyangkut identitas dan keyakinan dari organisasi tersebut.

Dari paparan tugas sekretaris yang berat itu, menjadi tantangan bagi organisasi untuk menghasilkan sekretaris yang handal. Organisasi wajib menciptakan pengkaderan. Organisasi wajib menumbuh kembangkan sekretaris yang elegan. Kata elegan pada tulisan ini kita batasi rapi, luwes. Rapi merujuk pada tugas sekretaris, yaitu sebuah pekerjaan  yang tidak menimbulkan kesimpang siuran. Luwes lebih dekat pada sikap, yaitu pandai bergaul dengan siapapun.

Salah satu tugas sekretaris adalah membuat surat
Salah satu tugas sekretaris adalah membuat surat (Sumber gambar : klik disini)

Agar rapi dan luwes dalam melaksanakan tugas kesekretariatan, seorang sekretaris harus mampu melakukan 4 macam sikap, yaitu :

  1. Jelas

Sekretaris adalah orang yang berkewajiban mengelola informasi dalam sebuah organisasi. Informasi itu akan dikunyah oleh orang yang membutuhkan. Pimpinan atau pengurus, anggota, maupun simpatisan. Mempublikasikan informasi harus jelas. Memiliki maksud dan tujuan yang tepat dan masuk akal. Terlebih dalam era membanjirnya informasi yang tanpa batasan. Kehidupan bernegara yang semakin kabur. Keputusan sekretaris dalam memberi informasi haruslah tepat waktu dan sasaran. Agar organisasi memiliki nilai bobot dan superioritas tanpa dilecehkan oleh pihak lain.

  1. Sederhana

Sekretaris bukanlah seorang seniman. Meskipun di beberapa kasus ada seorang seniman menjadi sekretaris. Karena seorang sekretaris yang berperan sebagai seniman, akan mengelola administrasi menjadi tidak praktis. Padahal prinsip keadministrasian dalam manajemen organisasi harus yang praktis. Ukuran praktis dalam administrasi adalah simpel tidak bercabang arti dan makna. Orang lain akan mengkonsumsi informasi itu dengan faham dan mengena.

  1. Fleksibel

Berorganisasi, berarti berinteraksi dengan orang lain. Berkolaborasi dengan keahlian masing-masing untuk mencapai tujuan yang sama. Karena sifatnya perkumpulan, tentu tiap-tiap orang memiliki karakter yang berbeda. Sifat kedewasaan harus dikedepankan dalam mengurai suatu masalah. Sekretaris yang termasuk pemain utama dituntut untuk bersikap fleksibel manakala menghadapi perbedaan pendapat. Santun dalam menuturkan argumen, namun tegas dalam bersikap dan berpendapat.

  1. Bermetode

Untuk menelurkan sebuah keputusan, organisasi memang harus memiliki alur informasi yang runtut. Bagian demi bagian memiliki kewenangan yang proporsional. Kejadian input data yang masuk ke lubang proses dan menghasilkan output data harus dilandasi prinsip efektifitas dan efisiensi. Untuk bisa menerapkan efektifitas dan efisiensi membutuhkan metode yang disepakati dalam organisasi. Motode ini berbasiskan pada perhitungan yang matang untuk mencapai tujuan.

Artikel ini pernah dimuat di Rubrik Manajemen Majalah Mentari Bulan 8 Tahun 2015, dimuat kembali untuk tujuan dakwah

UPDATE

Komitmen

Apakah berorganisasi perlu komitmen? Tentu. Dengan adanya komitmen, organisasi akan selalu terjaga dari marwahnya. Bahkan dengan komitmen antara pimpinan...

Bahasa Komunikasi Dakwah (Guyon Ning Maton)

Dakwah merupakan titah agama untuk setiap pemeluknya dijalankan  secara perorangan maupun lembaga. Dakwah merupakan misi utama dari setiap nabi dan...

Inilah Visi (Kader)

Suatu hari ada tugas mata pelajaran Kemuhammadiyahan untuk siswa siswi kelas 9. Mata pelajaran yang saya ampu di...

Menanamkan Percaya Diri Pada Anak

Percaya diri merupakan aspek yang sangat penting bagi kehidupan. Tanpa percaya diri, seseorang akan mengalami berbagai masalah termasuk...

Akreditasi Organisasi

Beberapa bulan terakhir ini, sekolah di lingkungan Kota Yogyakarta disibukkan dengan akreditasi. Sekolah negeri maupun swasta, tak terkecuali sekolah...