Mengelola Sistem dalam Organisasi

Gambar Mengelola Sistem dalam Organisasi
Drs. AMK Affandi
Staff pengajar di SMP 4 Muhammadiyah Kota Yogyakarta

Pengertian umum tentang organisasi sudah sering kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Bahwa banyak atau sedikit yang menjadi anggotanya bukan persoalan yang mendasar. Bahwa organisasi itu memiliki pimpinan yang tidak mumpuni juga bukan hal yang pokok. Banyak kita jumpai sebuah organisasi yang memiliki masa melimpah tapi pimpinannya tidak bisa menunjukkan karakter sebagai seorang leader. Namun tidak sedikit, organisasi yang anggotanya sedikit, tapi mempunyai pemimpin yang jempolan, dan akselerasinya menjadi model  pergerakan bagi organisasi lain.

Organisasi menjadi idaman bagi manusia, manakala organisasi tersebut dapat memberikan solusi dalam setiap persoalan yang dihadapi oleh manusia. Sebuah organisasi yang mampu mengoptimalkan dalam setiap lini. Memberi ruang gerak yang proporsional pada setiap bagian. Karena dengan memberi peluang yang kreatif itulah, justru organisasi akan  terangkat dan melembagakan diri. Sehingga tidak ada satu bagianpun yang keberadaannya tidak diakui. Dari hulu hingga hilir memberi kontribusi yang sangat berarti bagi orang lain.

Organisasi masyarakat, organisasi profesi ataupun organisasi politik pada dasarnya tetap sama, yaitu bagaimana organisasi tersebut dikekola dengan baik agar bermanfaat. Persoalan baru muncul bila organisasi tersebut mengalami perkembangan. Bukan hanya mengelola organisasi itu sendiri, bukan hanya mengatur pengurus maupun anggotanya, namun menjadi fitrah bila organisasi berkembang pasti berinteraksi dengan orang lain. Keputusan yang harus diambil adalah ada sebuah tim yang secara khusus berkomunikasi dengan lembaga atau orang lain.

Setelah mengalami kemajuan yang signifikan, sebuah organisasi harus mampu beradaptasi dan sekaligus bertahan dengan perkembangan masyarakat. Ia tidak akan berdiam diri dalam tempurung. Memandang keindahan hanya dilihat oleh dirinya sendiri. Organisasi harus mampu bersaing dengan kompetitor, atau paling tidak melengkapi kebutuhan saat organisasi lain tidak menyediakan. Untuk menjawab kebutuhan itulah, organisasi berkembang biak membentuk bagian-bagian yang menjadi kebutuhan. Bagian-bagian tersebut memiliki kinerja yang spesifik. Lebih menitik beratkan pada profesi tertentu, pada bidang tertentu. Sebagai analogi, di Muhammadiyah dikenal dengan adanya Majelis, Lembaga, Badan atau bisa juga Ortom (Organisasi Otonom).

Bagian-bagian ini memang berdiri sendiri. Namun tidak lepas dari sistem induknya. Organisasi memberikan peluang untuk melakukan eksplore dan ekspansi dengan tidak lepas dari landasannya. Tujuannya adalah membantu kinerja induk. Bila dalam Partai Politik ada istilah Departemen Pemenangan Pemilu, maka segala aktifitas yang dilakukan oleh departemen tersebut, bagaimana agar Partai Politik memperoleh kemenangan. Cara yang dipakai adalah dengan melakukan langkah-langkah yang telah digariskan oleh partai. Dalam sebuah perusahaan ada bagian yang namanya publikasi. Kerja yang dilakukan oleh bagian publikasi, melakukan aktifitas agar produknya dikenal oleh orang banyak. Iklan menjadi kunci dalam menumbuhkan perusahaan tersebut. Jadi bagian publikasi membantu melakukan kerja agar organisasi induk (perusahaan) dapat berkembang.

Sistem merupakan kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang dihubungkan secara serentak agar mudah mengalirkan informasi, materi atau energi. Sistem dianggap baik bila semua bagian dapat mengakses semua kebutuhan dengan mudah, cepat dan efisien. Saat bank belum menerapkan system information banking, seorang nasabah harus melakukan transaksi lewat kantor bank. Sekarang, transfer bank bisa dilakukan dengan bantuan Hand Phone atau Gadget. Dahulu mengirimkan dokumen harus menyertakan setumpuk kertas dan melibatkan agen pengiriman barang. Saat ini, mengirim dokumen cukup dengan file yang ditransfer lewat internet. Prinsip : mudah, cepat dan efisien harus menjadi landasan dalam melakukan manajemen sistem dalam organisasi.

Kalau sudah berani menerapkan sistem dan sub sistem dalam organisasi, maka harus berani selalu melakukan pemantauan setiap saat, mengevaluasi dalam waktu rentang tertentu, pendelegasian tugas yang jelas. Karena sistem dan sub sistem diciptakan hanya untuk mengusung tujuan organisasi. Supaya tidak terkilir dalam melanggengkan tujuan organisasi perlu mendapat penekanan tentang karakteristik sebuah sistem

Pertama : Komponen.

Suatu sistem terdiri dari beberapa bagian yang saling berinteraksi. Artinya setiap komponen saling kerja sama dalam membentuk satu kesatuan. Bisa saja satu sistim atau bagian ini dapat dipecah lagi menjadi beberapa sub sistem tergantung dari kebutuhan. Asal sub sistem itu saling mendukung. Tidak lepas dari sistem sentral ataupun sistem induknya.

Sistem atau sub sistem tidak bergantung besar kecilnya materi atau personal. Sistem harus melakukan fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan job yang telah digariskan oleh organisasi. Bagian satu dengan lainnya saling mempengaruhi. Diusahakan agar bagian atau sub bagian dapat menjadi role mode, atau setidaknya menjadi mesin pendorong. Pembaca, tentu sudah mengalami dalam sebuah kepanitiaan. Ada sebuah seksi yang tidak mampu menjalankan tugas dan fungsinya. Dapat dipastikan akan mengganggu roda kepanitian secara keseluruhan.

Kedua : Garis Pemisah.

Sistem atau sub sistem harus dibatasi oleh batas pemisah yang jelas. Batas ini bermanfaat agar tidak terjadi tumpang tindih dalam melakukan pekerjaan. Meskipun bagian demi bagian terpisah tapi masih dalam satu komando atau koordinasi. Karena seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa antar system harus terkait. Saling terhubung. Garis penghubung inilah yang menjadikan sirkulasi kerja lancar. Bahwa diperjelasnya garis pembatas, lebih menekankan pada pembagian kerja.

Ketiga : Lingkungan Luar.

Lingkungan luar, dimaksudkan segala sesuatu yang berada di luar sistem. Namun bisa berpengaruh terhadap operasional sistem. Lingkungan luar bisa menguntungkan sekaligus merugikan. Setiap organisasi pasti terimbas langsung dengan lingkungan luar. Yang memberi kemanfaatan harus tetap dijaga dan dikembangkan. Fungsi kehumasan sangat memegang peranan. Humas tidak hanya sekedar penyampaian dan penerimaan informasi, tapi dapat melakukan proteksi terhadap sistem dari luar. Manakala menemui kejanggalan yang berakibat merugikan organisasi, dapat dilakukan dengan menahan atau menolak. Itu prinsip organisasi secara umum. Karakter ini tidak berlaku untuk organisasi politik. Mereka memiliki pertimbangan tersendiri.

Keempat : Penghubung.

Penghubung ini lebih tepat kalau disebut sebagai alur kerja. Antar sistem saling terhubung. Garis penghubung ini bagai sebuah jembatan yang menyalurkan pekerjaan antar lini. Hasil pekerjaan di bagian tertentu, akan menjadi input untuk bagian yang lain. Bagian ini akan memroses pekerjaan tadi menjadi barang jadi. Setelah menghasilkan, barang yang telah jadi tersebut akan dikirim ke bagian yang lain untuk diproses sesuai dengan porsinya. Demikian seterusnya sampai pada muaranya. Pekerjaan tersebut bisa berupa barang, jasa, atau kebijakan.

Kelima : Sasaran.

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sebuah sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau ssstem tidak memiliki sasaran, maka operasional sistem tersebut tidak ada gunannya. Target sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil manakala mengenai sasaran atau tujuan.

Hasil pekerjaan dapat berupa barang, jasa atau kebijakan. Hasil akhir dari sebuah pekerjaan, yang diinginkan adalah menghasilkan produk yang bermutu. Kalau barang, maka barang tersebut berkualitas. Kalau jasa, bagaimana konsumen bisa merasa puas. Jika kebijakan, bagaimana arah kebijakan tersebut tidak menimbulkan gejolak dalam masyarakat. Itu adalah keinginan tujuan akhir dari organisasi. Oleh karenannya, organisasi harus cukup pandai mengolah dari bahan baku menjadi barang jadi sampai di tangan konsumen, dan diterima dengan penuh apresiasi.

Dalam mengelola sistem organisasi pelu diperhatikan struktur dibawahnya
Dalam mengelola sistem organisasi pelu diperhatikan struktur dibawahnya (Sumber gambar : instagram @pdmjogja)

Artikel ini pernah dimuat di Rubrik Manajemen Majalah Mentari Bulan 10 Tahun 2015, dimuat kembali untuk tujuan dakwah

TINGGALKAN KOMENTAR

Silakan masukkan komentar anda!
Silakan masukkan nama Anda di sini

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Artikel Terbaru

Komitmen

Apakah berorganisasi perlu komitmen? Tentu. Dengan adanya komitmen, organisasi akan selalu terjaga dari marwahnya. Bahkan dengan komitmen antara pimpinan...

Bahasa Komunikasi Dakwah (Guyon Ning Maton)

Dakwah merupakan titah agama untuk setiap pemeluknya dijalankan  secara perorangan maupun lembaga. Dakwah merupakan misi utama dari setiap nabi dan...

Inilah Visi (Kader)

Suatu hari ada tugas mata pelajaran Kemuhammadiyahan untuk siswa siswi kelas 9. Mata pelajaran yang saya ampu di...

Menanamkan Percaya Diri Pada Anak

Percaya diri merupakan aspek yang sangat penting bagi kehidupan. Tanpa percaya diri, seseorang akan mengalami berbagai masalah termasuk...

Akreditasi Organisasi

Beberapa bulan terakhir ini, sekolah di lingkungan Kota Yogyakarta disibukkan dengan akreditasi. Sekolah negeri maupun swasta, tak terkecuali sekolah...

Artikel Terkait